Getting things done – na czym polega metoda GTD?

Wyobraź sobie, jak wracasz z pracy w dobrym humorze, podekscytowany, ponieważ udało Ci się sprostać wszystkim zadaniom, jakie miałeś zaplanowane na ten dzień. Zastało Ci jeszcze tyle godzin do pójścia spać, a wiesz, że możesz je spędzić tak, jak tylko chcesz. Aby tak wyglądał każdy Twój dzień, z pomocą przychodzi metoda planowania działań GTD.

Getting Things Done – co to takiego?

Czy zdarzyło Ci się zapomnieć o wykonaniu ważnego obowiązku, a później zachodziłeś/aś w głowę jak to jest możliwe? Powód jest bardzo prosty – Twój umysł służy do tworzenia pomysłów, nie do ich przechowywania. David Allen stworzył metodę, która pomaga w planowaniu działań poprzez 5 prostych etapów. Sukces tej metody tkwi w ścisłym trzymaniu się planu określonych zadań, tak aby po ukończeniu jednego zadania, natychmiast przejść do kolejnego.

Etap 1: Wyrzuć wszystko z głowy!

Natłok myśli i świadomość zalegających zadań są największym wrogiem produktywności. Na szczęście istnieje proste ćwiczenie pomagające uporać się z tym problemem. Stwórz swój zewnętrzny nośnik informacji, może to być zeszyt, specjalna aplikacja czy notatnik w telefonie. Wypisz w nim wszystkie zdania, cele i pomysły, które wpadną Ci do głowy. Jest to banalnie proste ćwiczenie, które pozwoli Ci przejść do kolejnego etapu.

Sprawdź: Czy warto iść na studia? Najważniejsze plusy i minusy studiowania

Etap 2: Przeanalizuj listę

Kiedy masz już wszystko zgromadzone, w kolejnym kroku przejrzyj ponownie swoją listę i podziel je na zdania, które:

• możesz wykonać w kilka minut i zrób je natychmiast,
• zajmują więcej czasu i wymagają większego wysiłku,
• planujesz zrobić w przyszłości, ale nie masz określonego czasu,
• możesz przekazać kolejnej osobie,
• mają określoną datę (zapisz konkretną datę),
• możesz wrzucić do archiwum, czyli takie, które mogą przydać się w przyszłości.

Etap 3: Proces organizacji

Na tym etapie masz już zebrane wszystkie zadania, które wymagają poświęcenia więcej niż kilka minut. Jest to kolejny krok, w którym musisz go podzielić na 3 części:

• projekty, które składają z kilku mniejszych czynności,
• czas, czyli zdania o sprecyzowanym czasie do wykonania (np. urodziny przyjaciela),
• powiązane z ludźmi czy miejscami, np. lista osób, do których musisz zadzwonić.

Możesz oczywiście dopasowywać i miksować zadania, tak aby pasowały do Twojego stylu życia.

Etap 4: Przeglądanie i uzupełnianie

Przynajmniej raz w tygodniu wracaj do swojej listy i regularnie ją uzupełniaj. Zobacz, co może być już z niej usunięte, zaktualizowane lub dodane. Metod GTD cechuje się systematycznością i tylko dzięki niej możesz uzyskać największe efekty, a dysponowanie kompletną listą, da Ci „wewnętrznego kopa” do kolejnych działań i uwolni od natarczywych myśli. Jest to również świetny sposób na zrozumienie swoich myśli i daje świadomość kontroli nad bieżącymi sprawami.

Etap 5: Realizuj!

Ostatni etap obejmuje działanie zgodnie z listą. Mając wszystko uporządkowane, o wiele łatwiej jest pracować. Nie musisz zastanawiać się, które zdanie powinieneś teraz wykonać, ponieważ wszystko jest dokładnie umieszczone na Twojej liście. Pozbywasz się w ten sposób zbędnego stresu i cieszysz się zaoszczędzonym czasem.

Podstawowym celem metody Getting Things Done jest sprawne zarządzanie swoimi zadaniami i ułatwienie dokonywania właściwych wyborów. Pamiętaj, że nie skutkuje to tylko sprawniejszym zarządzaniem czasem, ale również większą ufnością do samego siebie.

Getting things done – podsumowanie

W ten właśnie sposób prezentuje się metoda GTD. Jest ona całkowicie darmowa, poświęcasz jedynie swój czas, który jest w pewnym sensie dobrze rokującą inwestycją. Dopasuj ją do swojego stylu życia i obserwuj, jak stajesz się osobą bardziej produktywną, zorganizowaną, ale również i spokojniejszą. Opisany system z pewnością pomoże Ci ukształtować lepsze nawyki, bez zbędnego stresu.

Autor tekstu: Monika Lipińska