Jak tworzyć listę to-do? 10 skutecznych zasad

Lista zadań to zbiór czynności, które przypisujemy sobie do wykonania. Rozpisanie listy to pierwszy krok do lepszej organizacji dnia. Poznaj te 10 porad, aby dowiedzieć się jak stworzyć listę to-do i być bardziej produktywnym!

Lista rzeczy do zrobienia jest nieodłącznym elementem organizacji czasu i obowiązków. W dzisiejszym zabieganym świecie, gdzie każdy stara się pogodzić pracę, życie rodzinne, społeczne i osobiste, bardzo ważna jest umiejętność rozplanowania własnego czasu. Niejednokrotnie dzieje się tak, że ilość przypisanych zadań przerasta nasze możliwości i w efekcie zostają nieruszone. Niestety nie każdy potrafi ułożyć ją tak, by faktycznie przynosiła efekty.

Istnieje kilka kluczowych zasad, które warto przestrzegać, by lista zadań była skuteczna:

Porzuć papierowe listy, przerzuć się na aplikację

Pisemne listy zadań mają swoje plusy, ale komponowanie ich w aplikacji jest znacznie łatwiejsze i bardziej satysfakcjonujące. Nietrudno jest zgubić taką listę, pobrudzić lub – co gorsza – popełnić błąd przy wypisywaniu. W sieci jest dostępnych mnóstwo aplikacji, które ułatwiają zapisywanie zadań. Dla niektórych również notatnik może okazać się wystarczający.

Zapisuj wszystko, co musisz wykonać

Z tymi mniej istotnymi zadaniami jest tak, że łatwo jest o nich zapomnieć. Warto jest zapisać nawet te najdrobniejsze czynności. I tak nie pozbędziemy się ich, a przynajmniej będziemy w stanie rozplanować czas na 100%.

Twórz oddzielne listy na różne cele

Przykładowo: masz masę obowiązków do wykonania w pracy i zbiega się to z planowaniem imprezy urodzinowej na najbliższy weekend. Będzie ci dużo łatwiej, jeśli rozplanujesz to w dwóch oddzielnych listach zadań. Przy okazji pomoże to w skupieniu się na priorytetach. W końcu podczas obowiązków w pracy nie wypada myśleć o smaku tortu urodzinowego…

Organizuj listę rzeczy do zrobienia pod kątem priorytetów

Są zadania ważne i ważniejsze, ale warto wyznaczyć w swojej liście to, co jest najważniejsze. Niektórych zadań nie jesteś w stanie wykonać bez tego priorytetowego.

Rozpoczynaj nazwy zadań od czasownika

Być może wydaje się to błahe, ale pomoże w szybkim rozeznaniu czynności. Spójrzmy na ten przykład: „Balony w kolorze niebieskim, czarnym i czerwonym kupić”. Rozpoczęcie zdania od czasownika będzie bardziej przejrzyste – „Kupić balony w kolorze niebieskim, czarnym i czerwonym”.

Przeczytaj również: Studia i praca, czyli jak pogodzić naukę i zarabianie?

Określaj terminy

W nadmiarze zadań łatwo jest się pogubić i po prostu o czymś zapomnieć. Dlatego ważne, by do danej czynności dopisać termin zakończenia. Nawet jeśli termin wykonania nie jest ściśle określony, to lepiej wpisać jakąkolwiek datę i później ewentualnie zmienić.

Podziel większe zadania na mniejsze

Niektóre zadania na liście to-do mogą wydawać się bezsensowne. Nie napiszemy przykładowo: „urządzić imprezę”. Wypiszemy poszczególne aktywności, które należy wykonać. W ten sposób możemy rozłożyć dane zadania na parę dni i nie zapomnimy o żadnej aktywności.

Pod koniec dnia/tygodnia porządkuj zadania

Warto przygotować swoją listę zadań dzień przed rozpoczęciem jej wykonywania. Dzięki temu zadania będą jasno wyznaczone i przystąpienie do ich realizacji będzie łatwiejsze. Czy nie lepiej jest wstać rano już ze świadomością, co nasz czeka, niż dopiero komponować swoją listę?

Zwróć uwagę na czynności, z którymi zwlekasz

Każdemu zdarzy się zaplanować czynność, ale zwlekać z jej realizacją. W tym wypadku warto zastanowić się, dlaczego to zadanie nie zostało jeszcze wykonane. Być może jest w nim coś, czego nie rozumiesz albo nie wiesz, jak je wykonać? Poznanie tej przyczyny pozwoli na zwiększenie produktywności i unikanie zadań, którym nie możemy sprostać.

Ciesz się z postępów

Odhaczanie zadań z listy, które udało się wykonać, jest bardzo satysfakcjonujące. Jeśli tak się dzieje, to znaczy, że jesteś na dobrej drodze w organizacji swojego czasu. Warto świętować nawet takie sukcesy.

Tworzenie list zadań jest świetną opcją w organizowaniu pracy. Nie zapomnij, aby umieścić tam czas na odpoczynek!

Autor tekstu: Julia Boroń