Plain language – jak tworzyć treści zgodnie z tą ideą?

W dzisiejszym świecie, w którym informacje są wszędzie, przejrzystość i zrozumiałość przekazu mają kluczowe znaczenie. Właśnie to oferuje koncepcja plain language – pisania prostym językiem. Czym dokładnie jest ta idea, dlaczego jest ważna i jak tworzyć treści zgodne z jej zasadami?

Czym jest plain language?

Użytkownicy oczekują jasnych, zrozumiałych treści, które nie wymagają zbyt dużego wysiłku, aby je zrozumieć. Plain language (prosty język) to sposób pisania, który umożliwia czytelnikowi:

1. Szybkie i łatwe odczytanie informacji.
2. Zrozumienie treści za pierwszym razem.
3. Umiejętność wykorzystania zdobytej wiedzy.

Dlaczego plain language jest ważny?

W wielu krajach, w tym w Stanach Zjednoczonych i Unii Europejskiej, plain language jest coraz częściej wymagany w komunikatach urzędowych i prawnych. W Polsce od 2010 roku zaczęto wdrażanie standardu prostego języka urzędowego. W 2023 r. zmiany pozytywnie oceniało 99 proc. ankietowanych mieszkańców, a urzędnikom ubyło pracy.[1]

Banki prześcigają się w ułatwianiu dostępu do swoich usług. ING Bank Śląski miał nawet reklamę ,,Prosty język robi różnicę”.

W branży medycznej coraz częściej stosowany jest tzw. Plain Language Summaries oraz Lay Language Summary. Ma na celu zwiększenie dostępności informacji na temat prowadzonych badań, w szczególności ich streszczeń w prostym języku.

Przeczytaj również: Język korzyści – co to jest i jak go skutecznie stosować?

Jak pisać w prostym języku?

Plain language opiera się na zasadach, które eliminują nadmierne skomplikowanie, zbędną techniczną terminologię oraz zawiłe struktury zdaniowe. Taki język nie tylko poprawia komunikację, ale także buduje zaufanie do autora lub organizacji.

Kilka kluczowych zasad:

1. Używaj prostych słów.

Unikaj technicznego żargonu, skomplikowanych terminów i długich słów. Zamiast tego, wybieraj prostsze, powszechnie znane odpowiedniki.

Przykłady:

• implementacja → wprowadzenie
• restrukturyzacja → zmiana struktury
• zastrzeżenia   →  uwagi
• zweryfikuj   →   sprawdź

2. Twórz krótkie zdania.

Stosuj zasadę „1 myśl = 1 zdanie” i częściej stawiaj kropkę. Upraszczaj. Pisz krótkimi zdaniami (15-20 wyrazów). W przypadku małych wyświetlaczy mobilnych ten limit jest jeszcze niższy i wynosi ok. 10 wyrazów.

3. Unikaj strony biernej i form bezosobowych.

Żeby przekaz był skuteczny, musisz nawiązać relację z czytelnikiem. Dlatego zamiast form bezosobowych, zacznij pisać do czytelnika na „Ty”.

Strona bierna często wprowadza zawiłość i jest chłodna.

Zamiast pisać:

• Wiadomość została wysłana.
• Zamówienie zostało złożone.
• Płatność została zaksięgowana.

Zamień je np. na:

• Wysłaliśmy do Ciebie wiadomość.
• Właśnie otrzymaliśmy Twoje zamówienie.
• Dziękujemy za płatność!

4. Pisz o konkretach i podziel tekst na akapity.

Czyli przechodź od razu do sedna. Możesz skorzystać z pytań pomocniczych:

• Co próbuje zrobić odbiorca?
• Jakich informacji do tego potrzebuje?
• Czego (jakiej akcji) ja oczekuję od osoby, która to czyta?

Gdy masz już odpowiedzi, zamieść stosowne informacje na początku akapitu. To miejsce, w którym masz największą uwagę odbiorcy.

5. Stosuj przejrzystą strukturę.

Użyj nagłówków i wypunktowań. Nagłówki pomagają odbiorcom szybko zorientować się, o czym jest dany fragment tekstu. Wypunktowania zaś ułatwiają zrozumienie złożonych informacji, upraszczając długie listy lub wyliczenia. Twoja treść powinna mieć logiczny układ, w którym każda część wynika z poprzedniej. Na przykład, wprowadzenie prowadzi do rozwinięcia, a rozwinięcie do wniosków. Przejścia między akapitami i sekcjami powinny być płynne.

6. Testuj i poprawiaj teksty.

Zanim opublikujesz swoje treści, warto je przetestować. Poproś kogoś spoza branży o przeczytanie tekstu i sprawdź, czy jest on zrozumiały. Upewnij się, że informacje są łatwe do przyswojenia i nie wymagają dodatkowych wyjaśnień.

Podsumowując plain language

Pisanie w prostym języku to umiejętność, która wymaga uwagi i przemyślenia, ale przynosi wymierne korzyści. Warto więc zainwestować czas w naukę tej techniki, by lepiej komunikować się ze swoimi odbiorcami.

[1] https://www.portalsamorzadowy.pl/komunikacja-spoleczna/kreta-droga-do-prostego-jezyka-w-urzedach,432266.html

Autor tekstu: Katarzyna Niewiatowska

Z wykształcenia magister inżynier zootechniki, z pasji ekolożka, której serce najmocniej bije w bliskości natury i zwierząt. Tworzenie treści to dla niej nie tylko praca, ale przede wszystkim sposób na dzielenie się swoją wiedzą i wartościami, zwłaszcza w dziedzinach związanych z ekologią, zrównoważonym rozwojem, zdrowym stylem życia oraz wychowaniem dzieci. Specjalizuje się w tworzeniu angażujących wpisów blogowych, artykułów eksperckich oraz tekstów reklamowych, które przyciągają uwagę i budują autentyczne relacje z odbiorcami. Prywatnie uwielbia spędzać czas z dziećmi, czy to na wspólnym oglądaniu filmów, spacerach z psem, czy w ukochanym ogródku, gdzie odnajduje spokój i inspirację do dalszego działania.